Qui façonne les espaces de travail ? Acteurs internes et externes en lumière.
Identifier le besoin, le premier pas essentiel
Tout projet de transformation des espaces de travail commence par l'identification d'un besoin. Les dirigeants, ont souvent une vision précise des enjeux auxquels leur organisation fait face. Ce besoin peut émerger dans divers contextes :
Le développement d'une nouvelle activité.
L'évolution de votre organisation de travail.
Une croissance importante du nombre de salariés.
Une contrainte comme la fin d'un bail.
Mais une fois ce besoin identifié, qui sont les acteurs internes et externes qui vont donner vie à ce projet ?
Les acteurs internes clés d’un projet d’aménagement
Un projet de transformation des espaces de travail implique plusieurs parties prenantes internes, chacune jouant un rôle essentiel :
Le décisionnaire du projet
Cette personne physique ou morale valide les différentes phases et budgets. En entreprise, il s'agit souvent de la direction générale ou de la direction des ressources humaines. Dans les structures plus petites, ce rôle peut être cumulé avec celui de porteur de projet.Les porteurs du projet au quotidien
Ce chef de projet internes, garantit la bonne exécution du projet en coordonnant les différentes étapes. Ce rôle peut être assumé par des profils variés en fonction de la taille et de l'organisation de l'entreprise :Responsable des environnements de travail (ex-responsable des services généraux).
Workplace ou office manager.
Une personne volontaire au sein de l'équipe, motivée à relever un nouveau défi. Ces porteurs de projet incarnent la maîtrise d’ouvrage, traduisant les besoins de l’entreprise en solutions concrètes tout en veillant au respect des délais et des budgets.
Les représentants du personnel
Un projet d’aménagement impactant les conditions de travail nécessite une consultation des instances représentatives, telles que le CSE (Comité Social et Économique) dans les entreprises de plus de 11 salariés ou la CSSCT (Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail) dans celles de plus de 300 salariés. Leur rôle est de représenter les intérêts des salariés et de s’assurer que leurs besoins soient pris en compte.Les utilisateurs finaux
Ce sont toutes les personnes qui utiliseront les nouveaux espaces. Leur implication est cruciale pour garantir l’adhésion au projet et son succès. Selon la taille de l’entreprise et la nature du projet, leur contribution peut aller d’une simple consultation à une co-construction complète.
Les acteurs externes : Quels partenaires choisir pour répondre à vos besoins en aménagement ?
La réussite d'un projet d’aménagement ne repose pas uniquement sur les acteurs internes. Les partenaires externes jouent également un rôle déterminant pour concrétiser votre vision.
Plusieurs types de prestataires peuvent vous accompagner dans la réalisation de vos projets d'aménagement d'espaces :
Les métiers du design
Cela inclut les architectes (DPLG/HMONP), les architectes d'intérieur/designers d'espace, les décorateurs, etc.Les métiers de la construction
Les entreprises du BTP, les contractants généraux, etc.Les métiers du conseil en aménagement d'espaces de travail
Cela regroupe les consultants workspace, les consultants en transformation, etc.Les entreprises de location de bureaux et de coworking
Ces prestataires, comme les opérateurs de bureaux flexibles ou les sociétés de coworking, proposent des solutions adaptées aux besoins d’agilité et de flexibilité. Idéales pour les entreprises en forte croissance ou en transition, ces options permettent de disposer rapidement d’espaces fonctionnels et adaptés sans engager d'importants travaux d’aménagement.
Le choix entre ces prestataires dépend de plusieurs critères, notamment des ressources internes dont vous disposez déjà. Par exemple, une entreprise dotée de services généraux ou d'un architecte chargé de l'image de marque d'un groupe n'aura pas besoin du même type de prestataire qu'une entreprise ne disposant ni de l'un ni de l'autre.
Néanmoins, toute entreprise aura généralement besoin, au minimum, des accompagnements suivants pour mener à bien son projet :
Accompagnement du changement auprès des collaborateurs.
Aménagement et space planning.
Une approche centrée sur la co-construction
Je suis convaincue que l’implication des collaborateurs est une condition indispensable à la réussite d’un projet d’aménagement. En impliquant dès le début les utilisateurs finaux et les différentes parties prenantes, on co-construis avec eux des solutions adaptées et durables. Cette approche favorise l’appropriation des nouveaux espaces et garantit qu’ils répondent aux besoins réels de votre organisation.
Votre projet, un effort collectif
Un projet de transformation des espaces de travail n’est pas seulement une question d’aménagement physique.
Il reflète une évolution de votre organisation et des besoins de vos collaborateurs. En identifiant et en impliquant les acteurs internes et externes clés, vous maximisez vos chances de succès. Et vous, comment mobilisez-vous vos équipes et partenaires pour vos projets d’aménagement ?
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